Wszyscy pracownicy merytoryczni pracują przynajmniej od 7 lat. Stworzone przyjazne warunki praktycznie eliminują fluktuacje kadr. Osoby zajmujące się dokumentami mają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnej nadane w wyniku postepowania sprawdzającego przeprowadzonego przez Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego.
Warunki przechowywania dokumentów.
Zgodne z wymogami prawnymi określonymi w Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 roku w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, Dz. U. Nr 32, poz. 283/284 z późn. zm.
Budynki:
– wykonane są w technologii niepalnej, o konstrukcji żelbetowej;
– usytuowane są na gruncie: suchym, niegrożącym osunięciem, położonym powyżej poziomu zalewowego rzek lub innych zbiorników wodnych;
– posiadają dogodny dojazd dla pojazdów służb porządkowych i ratowniczych;
– posiadają dwa niezależne źródła energii elektrycznej;
– podlegają bezpośredniej fizycznej kontroli wejść I stopnia – strefa ochronna „żółta”.
Pomieszczenia:
– wyposażone są w ognioodporne drzwi i pożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową,
– zabezpieczone są przed włamaniem za pomocą instalacji antywłamaniowej oraz monitoringu;
– nie są prowadzone przez nie instalacje wodociągowe, kanalizacyjne i gazowe,
– kontrolowane są codziennie w zakresie wilgotności i temperatury zgodnie z normami przewidzianymi dla dokumentacji papierowej długiego okresu przechowywania;
– zapewniają, ochronę dokumentacji przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie;
– zostały pozbawione dostępu światła słonecznego, a natężenie oświetlenia nie przekracza 200 luksów;
– wyposażone w metalowe regały wysokiego składowania;
– podlegają bezpośredniej fizycznej kontroli wejść II stopnia – strefa ochronna „czerwona”
Kontrola dostępu:
– System monitoringu i sygnalizacji antywłamaniowej oraz firma zapewniająca całodobową ochronę bezpośrednią;
– Elektroniczne systemy kontroli i rejestracji dostępu – dostęp do przechowywanych akt jest każdorazowo identyfikowany i rejestrowany;
– W ramach procedur kontroli wewnętrznej, dostęp do stref ochronnych (czerwona) – Magazynu Akt, pomieszczenia serwerowni i niszczarni mają jedynie uprawnione osoby z „osobistą kartą dostępu”;
– System telewizji przemysłowej monitoruje i rejestruje teren zarówno wokół budynków, jak i wewnątrz;
– Pełna integracja systemu TABULUS iR z systemem znakowania dokumentów za pomocą kodów kreskowych powoduje, że możliwe jest stosowanie rozproszonego systemu lokalizowania akt. Dzięki temu nikt niepowołany nie odnajdzie żadnej dokumentacji;
– Dokumentacja jest udostępniana tylko tym Państwa pracownikom, którzy spełniają odpowiednie warunki zdefiniowane przez Państwa;
– Pracownicy merytoryczni zajmujący się dokumentacją „przeszli” procedury kontrolne standaryzowane przez Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego, uzyskując poświadczenia bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do dokumentacji niejawnych
Zabezpieczenie Informatyczne dokumentów
Nasza firma jest zabezpieczona przed nieumyślnym lub niepowołanym dostępem do danych. Zabezpieczenie danych realizowane jest na wielu poziomach, które składają się na kompleksowy system zabezpieczeń.
– użyte zabezpieczenia sprzętowe;
– oryginalne, regularnie aktualizowane oprogramowanie;
– oprogramowanie antywirusowe i antyszpiegowe;
– dostęp do stanowisk i sieci komputerowej jest wyłącznie autoryzowany i każdorazowo logowany;
– dostęp do komputerowego systemu do archiwizacji i ewidencjonowania akt Tabulus iR jest autoryzowany i każdorazowo logowany (wbudowany system zabezpieczeń);
– przeszkolone kadry pracowników;
– regularny audyt i testy bezpieczeństwa
Bariery na drodze dostępu do informacji
Aby nieupoważniona osoba uzyskała dostęp do informacji musiałaby jednocześnie pokonać następujące bariery:
Ubezpieczenie:
Ubezpieczenie „Compensa Firma” w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą lub posiadanym mieniem. Suma gwarantowana: 1 000 000,00 zł (jeden milion złotych 00/100) obejmuje teren całego kraju.
Dodatkowe klauzule:
KL 4 – OC za szkody w rzeczach ruchomych osób trzecich znajdujących się w pieczy, pod dozorem lub kontrolą Ubezpieczonego – limit odpowiedzialności: 300 000,00 PLN;
KL 11 – OC za koszty wynikające z utraty, zniszczenia lub zaginięcia dokumentów powierzonych Ubezpieczonemu w związku z prowadzoną przez niego działalnością – limit odpowiedzialności 500 000,00 PLN;
